Dans les entreprises, la gestion du courrier représente un poste important de dépense qui peut représenter jusqu’à 10% de leur chiffre d’affaires. Améliorer la gestion de ce courrier peut donc apporter un résultat positif dans les bénéfices d’une entreprise. L’évolution des besoins nécessite donc une mise en place d’outils permettant de mieux gérer le flot de courriers entrants et sortants. Logistique Conseil fait le point.
Un poste de dépenses important
La gestion du courrier comprend de nombreuses actions comme l’envoi de factures ou de confirmations de commandes, la correspondance entrante et sortante de l’entreprise, les rappels, l’envoi de colis… La gestion en interne du courrier de l’entreprise se fait par du personnel dédié et nécessite un espace réservé à cette tâche. Le budget et les équipements techniques nécessaires varient donc en fonction de la taille et de l’activité de l’entreprise.
Pour optimiser les dépenses du poste courrier, plusieurs solutions s’offrent à l’entreprise.
Zoom sur la GED
La GED (Gestion Electronique de Documents) permet d’améliorer la gestion du courrier en entreprise. La GED met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition (numérisation des documents papiers) mais également d’indexation et de classement des documents. Le stockage, l’accès et la diffusion des documents sont également au cœur du système de GED.
La GED avec la dématérialisation des documents offre donc plusieurs avantages comme la réduction des coûts liés au papier. Les documents numérisées et classés sont également plus facilement accessibles par les salariés de l’entreprise grâce au système de recherche et d’indexation. La protection des données est également assurée grâce à la personnalisation de l’outil GED : il est en effet possible de définir qui a accès à quelles données…
La GED permet donc de maîtriser les flux de documents. La traçabilité et la circulation sont également améliorées. Les économies financières et le gain de productivité se font donc sentir très rapidement et la GED offre un retour sur investissement très intéressant.
Quels outils pour la gestion des documents postaux ?
Il existe différents types de machines pour gérer plus efficacement l’envoi des documents postaux en entreprise. Des entreprises de communication postales et numériques comme Neopost (http://www.neopost.com/fr) proposent aux entreprises différents types de solutions pour gérer le courrier et les colis.
Les entreprises ont donc la possibilité de s’équiper de machines à affranchir, de balances postales, d’imprimantes d’adressage, d’équipements de mises sous pli automatique, de modules de tri…
Ces machines permettent donc une impression des adresses automatisées et surtout sécurisées (grâce notamment aux logiciels de vérification d’adresses), de l’affranchissement avec des tarifs postaux préférentiels…La réception et l’envoi des courriers postaux sont traités beaucoup plus rapidement grâce à ces systèmes, permettant un gain de temps et d’argent conséquents.
