Bien organiser un salon professionnel est très important pour la dynamique d’un secteur d’activité. Ce type d’événement favorise la rencontre, le partage d’expérience, la diffusion d’innovations, la valorisation d’une image, l’accessibilité à de nouveaux clients…
Un salon est la plupart du temps dédié à une branche professionnelle ou à une famille de solutions, de prestations. Ce genre d’événement comprend en général une partie exposition avec des stands de différents acteurs du secteur et une partie conférence. Voici la marche à suivre pour organiser un salon professionnel et faire en sorte qu’il soit le plus réussi possible.
Visitez des salons professionnels avant d’en organiser un
Il est plutôt conseillé de visiter d’autres salons avant d’organiser son propre salon professionnel ! De préférence, dans le secteur concerné ! En effet, il est toujours intéressant de se mettre à jour sur un secteur d’activité en termes de nouveautés : nouvelles pratiques, nouvelles innovations, l’actualité des acteurs du marché, etc. Ceci vous permettra de mieux sélectionner les acteurs que vous souhaiteriez inviter en tant qu’exposant et voir intervenir lors de conférences par exemple. Vous pourrez établir également de nouveaux contacts.
Choisissez la bonne date
Programmer un salon à la bonne date est essentiel ! Notamment, s’il s’agit d’un secteur d’activité saisonnier. N’oubliez pas non plus de vérifier les dates des vacances scolaires, les jours fériés et les ponts… Évitez aussi les périodes trop chargées pour certaines branches professionnelles. Envoyez bien les invitations à l’avance, afin que les éventuels intervenants et visiteurs bloquent la date ! Gardez en tête qu’un salon professionnel ne s’organise pas du jour au lendemain. Il vous faudra parfois compter plusieurs semaines voire plusieurs mois pour réserver une salle de séminaire à Saint-Etienne par exemple. Certaines villes, notamment Paris, auront des délais encore plus longs !
Trouvez la salle qui convient
Le lieu où va se dérouler l’événement est également très important. Si vous envisagez d’organiser un séminaire professionnel dans la Loire avec au programme des interventions d’experts, privilégiez la location d’un amphithéâtre près de Saint-Etienne. Ces salles sont particulièrement adaptées pour organiser des conférences :
- L’audience est bien installée, donc plus attentive ;
- L’acoustique est bonne, pour que l’intervenant communique facilement ;
- Elles disposent généralement de tout l’équipement nécessaire pour projeter une présentation.
D’autre part, si les professionnels souhaitent faire des réunions de travail, optez pour un complexe qui comprend une salle de séminaire à proximité de Saint-Etienne, donc. En effet, mieux vaut être situé à proximité d’une gare et d’un aéroport, afin de faciliter le déplacement pour ceux qui viennent de loin. Il faudra par ailleurs, une très grande salle (tout dépend du nombre de stands), permettant ainsi à chaque exposant de disposer d’assez d’espace.
Organiser un salon professionnel, c’est aussi en faire la promotion
Organiser un salon professionnel nécessite d’en faire sa promotion avec une campagne de communication bien ficelée, afin d’attirer le plus de visiteurs possibles. L’affichage est essentiel. Dans la région de Saint-Etienne, mais pas seulement. Pourquoi pas dans le métro parisien, dans les villes aux alentours (Lyon, Clermont-Ferrand…) ? Pensez aussi aux annonces dans les médias régionaux et nationaux : presse, radio… Il faut pour cela, prévoir un investissement conséquent. Enfin, à notre époque, ne négligez pas l’importance d’Internet et des réseaux sociaux ! Créez une page pour votre événement, que vous pourrez diffuser facilement. Prévoyez également une newsletter pour tenir tout le monde informé de l’évolution des préparatifs.
Pendant le salon, vérifiez son bon déroulement
Pendant le salon, veillez au bon déroulement de l’événement. Des actions peuvent être mises en place à cet effet, comme les questionnaires de satisfaction, dès le premier jour du salon. Organisez des animations et des jeux concours avec des lots à gagner, pour rendre l’événement plus attrayant ! Enfin, établissez un bilan après l’événement, notamment à partir des questionnaires de satisfaction. Recensez les couacs, les réussites… pour revoir éventuellement l’organisation du prochain salon !
