Pour de nombreuses entreprises brassant des milliers de documents, de factures et autres formulaires, la GED (gestion électronique de documents) est un formidable outil de réduction des coûts. Mais en quoi consiste exactement la GED et quels bénéfices concrets les entreprises peuvent-elles en tirer ? Zoom.
En quoi consiste la Gestion Électronique de Documents ?
La GED consiste à gérer des documents au sein d’une entreprise ou d’une autre organisation grâce à un outil informatique. De nombreuses entreprises produisent et échangent de grandes quantités d’informations et de documents dont la bonne gestion (tri, stockage, accès) constitue un véritable enjeu.
La GED peut être désignée sous 2 acronymes en anglais : DMS pour Document Management System ou EDM pour Electronic Document Management. Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_électronique_des_documents
L’une des principales utilisations de la GED est la numérisation de documents papier permettant de diminuer leurs coûts de stockage, les risques de perte, et de faciliter leur accès, leur diffusion et leur classement. Grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs, par exemple, les entreprises commerciales tirent largement profit de la GED.
Concrètement, la gestion électronique de documents s’applique à l’aide d’un logiciel GED dont les différentes fonctions sont adaptées au secteur de l’entreprise.
Les bénéfices de la GED pour les entreprises
efficace doit comprendre un certain nombre de fonctions : gestion des doublons, protection des documents, contrôle des accès aux documents confidentiels, moteur de recherche… Les entreprises en tirent de nombreux bénéfices :
- Une qualité améliorée : moins de non-conformités grâce à une information plus maîtrisée ;
- Une réduction des coûts : les collaborateurs peuvent se concentrer sur leurs tâches et commettent moins d’erreurs ;
- Un gain de temps : d’une part, les produits et services sont disponibles plus rapidement, d’autre part, les informations circulent plus vite et sont accessibles partout dans le monde ;
- Un classement plus ordonné des documents : l’installation d’une solution de GED est l’occasion de revoir le classement des documents d’une entreprise. Le professionnel que vous aurez mandaté pourra vous accompagner pour repenser de manière optimale la façon dont vous classez vos documents;
- Une meilleure conformité : le respect des normes et des réglementations est facilité grâce à des fonctions spécifiques de conformité des documents.
